Ogni ufficio ha la necessità di acquistare o noleggiare una stampante multifunzione . Le persone incaricate di effettuare la scelta dell’apparecchiatura spesso brancolano nel buio. Questo perchè si tratta di un prodotto complesso, per quanto ormai entrato nella quotidianità lavorativa di ognuno. Un prodotto che non si può valutare solo sui consueti parametri di prezzo o brand.

La decisione va presa su misura, caso per caso, perchè la macchina giusta è diversa per ogni utente. Non è detto che prestazioni elevate facciano al caso di tutti, così come può succedere di sottostimare le esigenze di un ufficio che avrebbe bisogno di una strumentazione più performante. E allora come imbroccare l’acquisto adatto?

4 domande per vederci chiaro sulle multifunzione

1. Perchè una multifunzione? Un tempo c’era una certa riluttanza ad abbandonare l’utilizzo di più apparecchiature diverse, una per ogni funzione, per introdurre le nuove macchine. Si pensava che se si fossero guastate, tutta l’azienda sarebbe rimasta in panne. Finalmente sfatati questi miti, oggi sono le macchine più affidabili e più usate, anche perchè consentono di risparmiare spazio e denaro.
2. Quali funzioni utilizzate in ufficio? Avete bisogno solo di fotocopiare e stampare? Oppure vi serve anche archiviare documenti, fare scansioni, inviare fax? Usate anche il colore e il fronte retro? E il formato A3? Dovete stampare su una carta particolare? Questo genere di informazioni sono essenziali per orientarsi nel mondo delle multifunzione.
3. Quali volumi di stampa avete in un mese? A questa domanda moltissimi non sanno rispondere. Eppure è un dato imprescindibile per scegliere la stampante giusta. Non basta una sensazione, ci vuole una quantità piuttosto precisa. Anche perchè lo stesso numero di copie può essere percepito come elevato da alcuni e come scarso da altri, dipende dal punto di vista. Un espediente per calcolarlo è contare quante risme di carta comprate e usate in un mese (500 fogli ciascuna), oppure leggere i contatori della macchina e dividere per il tempo che è stata utilizzata (così potrete distinguere anche tra b/n e colore).
4. Quale tipologia di documenti andrete a stampare? Se saranno quasi esclusivamente documenti ad uso interno d’ufficio, è inutile dotarvi di una multifunzione a colori per la stampa in alta qualità. Se invece produrrete opuscoli, brochure, biglietti da visita ed altro materiale ad uso esterno destinato alla clientela, vi occorre un’attrezzatura più professionale che non faccia sfigurare la vostra immagine aziendale.

Questi semplici 4 punti sono già un buon inizio per farsi un’idea! Certo, ci sono poi una miriade di caratteristiche tecniche da valutare, soprattutto ora che le multifunzione sono digitali, wireless, connesse con altri dispositivi. Copyservice è a disposizione per aiutarvi a fare la scelta più adatta, basta chiedere.